Règlement intérieur

PRÉAMBULE

Le présent règlement intérieur définit les relations entre les différents conseils et structures qui sont créés au sein de l'Association. Il précise et complète, en tant que de besoin, les modalités de fonctionnement de l'Association décrites dans ses statuts. Il est approuvé par le conseil d’administration, dans les conditions prévues à l’article 8 des statuts de l'association. Il peut être modifié à tout moment en respectant la même procédure. Il est diffusé, comme ses éventuelles modifications, à l’ensemble des membres de l'association.
Les membres de l'association peuvent être des personnes morales ou des personnes physiques (cf. article 5 des statuts).

ARTICLE 1 : LISTE DES PERSONNES MORALES MEMBRES FONDATEURS

PERSONNES MORALES DU SECTEUR PUBLIC :
EPS Barthélemy Durand, Avenue du 8 mai 1945, BP 69 - 91152 ETAMPES Cedex ; EPS Erasme, 143 avenue Armand Guillebaud 92160 Antony ; Les Hôpitaux de Saint Maurice 14 Rue du Val d'Osne, 94410 Saint-Maurice ; EPS Ville Evrard, 202, avenue Jean Jaurès, 93330 Neuilly-sur-Marne, France ; CH Les Murets 17 Rue du Général Leclerc, 94510 La Queue-en-Brie

PERSONNES MORALES DU SECTEUR PRIVE :
a) Associations gestionnaires d'établissements
ADEF résidences 44, rue Guéroux - 93380 Pierrefitte sur Seine ; Apsi, 1 rue de l' Yser  - 94370 - SUCY-EN-BRIE ; Association COS, 88-90 Boulevard de Sébastopol, 75003 PARIS ; L'Elan retrouvé, 23 rue de La Rochefoucauld, 75009 Paris ; Fondation des amis de l'atelier, 17 rue de l'Egalité, 92290 Châtenay-Malabry ; Iris-Messidor, 24 Rue Henri Gautier, 93000 Bobigny, France ; Intellicure, 41 bvd Paul Emile Victor, 92200 Neuilly sur Seine ; Abri-groupe, Hôtel Social, 93, 28-30 Chemin des 22 Arpents, 93220 GAGNY ; AEDE, 5, route de Pézarches, 77515 HAUTEFEUILLE ; FAHRES Centre National de Ressources Handicaps Rares - Epilepsies Sévères, 26602 Tain l'Hermitage.

b) autres structures
UNAFAM 93; UDAF 93; CéaPsy.

ARTICLE 2 : ENGAGEMENT DES MEMBRES ADHÉRENTS ET ASSOCIÉS

Les membres s’engagent à participer activement à la réalisation des objectifs de l'association énoncés en préambule aux statuts de l'association. Par leur participation aux activités et éventuellement aux instances dirigeantes de l'association, ils concourent à la mise en oeuvre des moyens institutionnels, humains et matériels, nécessaires à la satisfaction de ces objectifs. Ils encouragent les personnels de leurs établissements à participer activement aux travaux retenus par les instances de l'association.

ARTICLE 3 : NOUVELLES ADHÉSIONS

L’adhésion d’un nouveau membre est prononcée par l’assemblée générale sur proposition du conseil d’administration. Les demandes d’adhésion sont adressées au Président de l'association conformément à l'article 5.2 des statuts. Pour les personnes morales, elles comprennent une lettre de candidature motivée du Directeur de l’établissement ou de la structure candidate, la délibération de l’instance ayant compétence à engager celui-ci, approuvant les statuts de l'association PRSM-HP et le présent règlement intérieur de l'association et comportant un engagement évalué en moyens (financiers, mise à disposition, etc.), un exemplaire des statuts de l'association.
Sauf accord particulier, les droits et contributions annuels des nouveaux membres sont déterminés selon la pondération et les montants fixés aux articles 6 et 12.3 du présent règlement intérieur, en fonction de la nature juridique de l’établissement.
La décision de l’assemblée générale par laquelle celle-ci se prononce sur la demande d’adhésion précise les droits et contributions du nouveau membre.
Outre les statuts de l'association et le présent règlement intérieur, tout nouveau membre est réputé adhérer à toute décision antérieure à son adhésion et applicable aux membres de l'association.

ARTICLE 4 : DÉMISSION – EXCLUSION – DÉCÈS D’UN MEMBRE DE L'ASSOCIATION

La démission doit être adressée au président par lettre recommandée (sans A/R) conformément aux statuts.
Comme indiqué à l’article 5.3 des statuts, l’exclusion ou radiation d’un membre peut être proposée par le CA à l'AG, pour motif grave. Sont notamment réputés constituer des motifs graves :

  • la non-participation aux activités de l’association ;
  • toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’association ou à sa réputation.

Disposition concernant les personnes physiques :

  • une condamnation pénale pour crime et délit ;
  • prise d'intérêt ou corruption au titre du mandat.

En cas de décès d’un membre, les héritiers ou les légataires ne peuvent prétendre à un quelconque maintien dans l’association.
La décision d’exclusion est adoptée par l'AG statuant à la majorité des deux tiers des membres présents. La cotisation versée à l’association est définitivement acquise, même en cas de démission, d’exclusion, ou de décès d’un membre en cours d’année.

ARTICLE 5 : CONTRIBUTION DES MEMBRES

La contribution des membres peut être constituée, en tout ou partie, par la mise à disposition de personnels. En ce cas, le personnel mis à disposition continue à être rémunéré par le membre prononçant la mise à disposition. Ces différentes contributions, l'évaluation et la révision du niveau des engagements financiers sont discutées dans les instances de gouvernance de l'association et modifiés chaque année par l’assemblée générale, lors du vote du budget.

ARTICLE 6 : COTISATIONS

En application de l’article 12 des statuts de l'association, et en fonction de la nature générale des retombées des recherches le montant des cotisations est déterminé en fonction des budget globaux des structures adhérentes (et non pas seulement du budget des établissements situés sur un sous-territoire de l'Ile de France).
Le montant des cotisations est fixé par le Conseil d'Administration (article 8.1 des statuts) dans le cadre du règlement intérieur de l’association. Il peut être modifié comme toute autre disposition du présent règlement intérieur.
L’appel à cotisations démarre à partir de l’année 2017 par courrier du trésorier à l’ensemble des membres. Les cotisations des membres sont dues chaque année pour le 31 janvier de l’année en cours. Exceptionnellement pour 2017, le montant des cotisations devra être acquitté pour le 1er mai.
Le montant des cotisations est fixé de la manière suivante :

Budget Général des Personnes morales adhérentes Cotisation annuelle
Personne morale de droit public ou privée ayant un budget général supérieur à 2M€ 3000€
Personne morale de droit public ou privée ayant un budget général inférieur à 2 M€ 500€
Personne Physique 100€
Membre associé 0€

ARTICLE 7 : DROITS ET OBLIGATIONS DES MEMBRES

En application des articles 6 et 8 des statuts de l'association, les droits et obligations des membres sont fixés et pondérés à proportion des montants de leurs cotisations respectives indiqués à l'article 6 du présent règlement intérieur.
Les droits de vote sont pondérés par collège (cf. article 6 et 8 des statuts) en fonction des montants des cotisations et de la nature des membres (cf. article 12.3).

ARTICLE 8 : GESTION DES FONDS DISPONIBLES

Les fonds disponibles sont déposés sur un compte unique ouvert auprès d'un établissement bancaire par le Président ou le trésorier au nom de l’association. Ce compte enregistre l’intégralité des opérations financières de l'association.
Ces fonds sont exclusivement affectés au financement des projets et de la gestion de l’association.
Les dépenses de fonctionnement d’un montant inférieur à 5 000 euros peuvent être effectuées par le directeur de l’unité de recherche. Mais ce dernier doit tenir à jour un tableau de bord des dépenses avec les motifs de ces dernières, et envoyer mensuellement ce tableau au président et au trésorier de l’association.
Les appels à cotisation et recettes de l’association peuvent être menés par le président ou le trésorier de l’association. Les dépenses d’un montant supérieur à 10 000 euros sont effectuées par le président ou le trésorier de l’association.
Lors de chaque réunion du CA, le trésorier transmet un tableau de suivi des dépenses.

ARTICLE 9 : CADRE D’EMPLOI DU PERSONNEL DE L'ASSOCIATION

Le personnel de l’association peut provenir :

  • d’une mise à disposition par les membres :
  • à titre subsidiaire, d’un recrutement par l’association elle-même.

L’ensemble du personnel est placé par délégation du Président de l’association sous l’autorité fonctionnelle du Directeur de l'Unité de Recherche, dans le cadre du droit du travail et avec un regard permanent du CA.

ARTICLE 10 : FRAIS DE DÉPLACEMENT

Les frais de déplacement de l’ensemble du personnel de l’Association, quel qu’en soit le statut, sont pris en charge par l’association sur justificatif selon le barème applicable aux agents de la fonction publique hospitalière.

ARTICLE 11 : LES ORGANES DE L'ASSOCIATION

L’association est administrée par l’Assemblée Générale (AG) qui en est l'instance souveraine et délibérative, le Conseil d’Administration (CA) qui en est l'organe administratif et le Président de l’association selon les modalités décrites aux articles 6, 7 et 8 des statuts de l'Association.
Le Conseil d’Administration peut mettre en place un Bureau.
Le Président de l’association PRSM-HP est le Président du Conseil d’administration.
L'organe opérationnel de l'Association est l'Unité de Recherche dirigée par un Directeur.
Le Président de l'Association, le Conseil d’Administration et le Directeur de l'Unité de Recherche sont assistés d’un Conseil scientifique, dont la mission, la composition et le fonctionnement sont précisés à l’article 10 des statuts.

ARTICLE 12 : L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

12.1 : CONVOCATION

La convocation est signée par le Président de l’Association, comporte l’ordre du jour préparé par le conseil d'administration, la date et le lieu de réunion. Elle est adressée aux membres au moins quinze jour avant la date de la réunion. Elle est transmise par voie électronique.
Les documents et pièces nécessaires aux délibérations sont en principe joints à la convocation électronique.
Les propositions de questions diverses sont formulées par écrit, au moins 15 jours avant la date de la réunion, au Président. Elles peuvent être transmises par voie électronique.
En cas de vote par procuration, un formulaire de pouvoir valant mandat est envoyé en même temps que l'ordre du jour.

12.2 : DÉROULEMENT DES SÉANCES

Le Président, ou le Vice-président en son absence, préside l’assemblée. Il peut inviter à titre consultatif des personnes ayant une compétence particulière sur des dossiers en rapport avec l’objet de l’Association.
Le CA présente à l'AG la liste des personnes morales ou physiques retenues ou choisies pour leur compétence auxquelles ils souhaitent proposer de participer à l'association en temps que membre adhérent ou associé.
Une feuille de présence est signée par chacun des membres présents.
Un représentant détenant un mandat émarge également la feuille de présence en regard du nom du membre absent qu’il représente. Il ne peut y avoir qu’un seul mandat par personne présente.
Les membres de l’AG qu’ils soient présents ou représentés ne peuvent valablement voter que s’ils sont à jour du paiement de leur cotisation.
A l’ouverture de la séance, le Président vérifie les mandats donnés par les membres à un autre membre. Ce mandat est nominatif, signé par le mandant et valable pour cette seule réunion.
L’Assemblée Générale ne peut valablement délibérer que si la majorité des membres est présente ou représentée. La pondération des droits de vote (cf. art 12.3) n’intervient pas pour l’appréciation du quorum. Au cas où le quorum n’est pas atteint, l’Assemblée Générale est convoquée à nouveau dans les 15 jours, et peut alors valablement délibérer sans condition de quorum.
Ne peuvent être abordés que les points inscrits à l'ordre du jour.

12.3 : PONDÉRATION DES VOTES SUIVANT LES STRUCTURES ADHÉRENTES A L'ASSOCIATION

Les droits de votes sont répartis à proportion des cotisations des membres adhérents à jour de cotisation dans le cadre d'une péréquation par collège: 2/5 pour le collège des personnes morales du secteur privé, 2/5 des droits de votes pour le collège des personnes morales du secteur public et 1/5 pour le collège des personnes physiques.

12.4 : PROCÉDURE DE VOTE

La liste des électeurs tels que définis par les statuts ainsi que les bulletins de vote sont préparés par le Conseil d'Administration.
La procédure de vote est fixée comme suit :

  • Seuls ont voix délibérative les représentants des membres de l’association, chacun des représentants disposant d’une voix avec la pondération définie à l'article 12.3 du règlement intérieur.
  • A voix consultative le Président du Conseil Scientifique (ou son représentant) ;
  • Le vote par procuration est autorisé. Un représentant d’un membre ne peut détenir qu’un seul mandat.
  • Les conditions de majorité qualifiée et d’unanimité sont appréciées au regard des droits de vote des membres présents et représentés ;

Les votes ont lieu à main levée (ou à bulletin secret si au moins un des membres présent le demande).
En cas de partage égal des voix, la voix du Président est prépondérante.
Le Président présente les différents points de l’ordre du jour. Il intervient dans les débats. Il peut se faire accompagner des collaborateurs de son choix.
Un procès-verbal est établi suite à l’Assemblée Générale.

ARTICLE 13 : LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

Le Conseil d’Administration ou son bureau fixe les orientations stratégiques des thématiques de recherche de la plateforme à moyen terme et valide l’ensemble des projets de recherches.

13.1 : CONVOCATION

La convocation est signée par le Président de l’Association. Elle comporte l’ordre du jour et le lieu de réunion. Elle est adressée aux membres au moins 15 jours avant la date de la réunion par voie électronique. En cas d'urgence motivée, ce délai peut être ramené à 6 jours.
Les documents et pièces nécessaires aux délibérations sont normalement joints à la convocation électronique.
La convocation est adressée à tous les membres du CA, au Président du Conseil scientifique, au directeur de l'URSM-HP et au représentant de la direction de l'EPS-VE.
Les demandes de questions diverses sont formulées par écrit, au moins 3 jours avant la date de la réunion, au Président de l'association. Elles peuvent être transmises par voie électronique.

13.2 : DÉROULEMENT DES SÉANCES

Le conseil d’administration peut se réunir de manière virtuelle ou présentielle. En cas de réunion virtuelle, le président de l’association peut solliciter des votes électroniques sur les points de l’ordre du jour dont les documents ont été envoyés. Le décompte des votes a lieu de la même façon que pour des votes lors de réunions en présentiel.
En présentiel, le Conseil d’Administration ne peut valablement délibérer que si plus de la moitié de ses membres sont présents ou représentés. Au cas où ce quorum n’est pas atteint, le Conseil d’Administration est convoqué à nouveau dans les 3 jours par voie électronique et peut valablement délibérer sans condition de quorum.
Pour les réunions virtuelles, il suffit qu’au moins la moitié des membres aient pris part au vote au plus tard le jour de la réunion virtuelle pour que le quorum soit atteint.
Pour les réunions en présentiel, le Président, ou un Vice-président en son absence, préside les réunions. Il peut inviter toute personne qu’il juge utile d’inviter. Dans ce mode de réunion, le Président constate en début de réunion l’atteinte du quorum et ouvre les débats, conformément à l’ordre du jour.

13.3 : PROCÉDURE DE VOTE

La procédure de vote est fixée comme suit :

  • Seuls ont voix délibérative les membres du Conseil d’Administration, chacun disposant d’une voix (sans pondération contrairement aux votes d'Assemblée Générale).
  • Le vote par procuration est autorisé. Un administrateur ne peut détenir qu’un seul mandat. A noter que cette possibilité n’est pas ouverte pour les votes électroniques.
  • Les décisions sont prises à la majorité des suffrages exprimés, soit en séance si la réunion a lieu en présentiel, soit le jour du CA pour les votes électroniques.
  • En cas de partage des voix la voix du Président est prépondérante.
  • En présentiel, les votes ont lieu à main levée, sauf demande expresse du Président ou d'au moins un des membres présents et représentés.

Un procès-verbal est établi par le secrétaire suite au Conseil d’Administration.

ARTICLE 14 : LES INSTANCES

14.1 : LE BUREAU

Le Bureau est constitué à l’initiative du Conseil d’Administration. Sa composition est décrite à l'article 8-2 des statuts.
Sa fonction est de suppléer le Conseil d’Administration entre deux réunions de celui-ci.
Le Directeur de l'Unité de Recherche et le président du conseil scientifique participent aux réunions avec voix consultative.
Le Bureau se réunit (physiquement ou électroniquement) ou échange par mail aussi souvent que nécessaire, à l’initiative du Président, de la majorité de ses membres ou sur demande du Directeur de l'Unité de Recherche ou du Président du Conseil Scientifique avec un ordre du jour le motivant. Des moyens de téléconférence ou de conférence téléphonique peuvent être utilisés. Les votes peuvent avoir lieu électroniquement si la réunion est virtuelle.
Les convocations ont lieu par voie électronique, au moins 5 jours avant la date de la réunion.
Les autres modalités de fonctionnement du Bureau sont celles du Conseil d’Administration (articles 8 des statuts et article 13 du règlement intérieur).

Les attributions du Bureau font l’objet d’une délibération du Conseil d’Administration. Celles-ci peuvent notamment porter sur :

  • le suivi et les modifications mineures du programme annuel de recherches, incluant leurs conséquences en termes de moyens ;
  • la conclusion de contrats, y compris les décisions de recrutement et les conditions de rémunération ;
  • l’approbation des conventions de mise à disposition de moyens et de personnes visées à l’article 12 des statuts de l'association ;
  • la préparation des assemblées générales ou des conseils d’administration ;
  • toute question relative au fonctionnement de l'association, sous réserve des matières expressément réservées à la compétence de l’Assemblée Générale.

Le Président rend compte des travaux du Bureau du Conseil d'Administration lors de chaque réunion du Conseil d’Administration.

14.2 : LE PRÉSIDENT ET LE VICE PRÉSIDENT

Le Président dirige les travaux du Conseil d’Administration et garanti le fonctionnement de l’association qu’il représente en justice et dans tous les actes de la vie civile. Il a pour attribution de convoquer le Conseil d’Administration qu’il préside. Le Président exerce des pouvoirs financiers définis par l’article 8 du règlement intérieur. En cas d’empêchement du Président, il est remplacé par le vice-président pour tous les actes non financiers et par le trésorier pour les actes financiers.

14.3 : LE SECRÉTAIRE

Garantit la tenue des différents registres :

  • registre des membres de l’association ;
  • registre des délibérations du Conseil d’Administration, du bureau et des assemblées générales ;
  • Le classement et de la conservation des dossiers, ainsi que des différentes archives de l’association (possibilité d'archivage électronique).

Il est garant de la rédaction des procès verbaux des Assemblées Générales, des réunions du Conseil d'Administration et du Bureau qu'il valide et signe.
En cas d’empêchement du secrétaire, il peut être remplacé par un secrétaire adjoint.

14.4 : LE TRÉSORIER

Outre les pouvoirs et missions définis à l’article 8 du règlement intérieur, le trésorier peut sous-traiter le paiement des salaires à tout organisme validé par le bureau de l’association.
Il paye les dettes de l’association des administrations fiscales et de la sécurité sociale. Il peut effectuer tout contrôle qu’il estime nécessaire sur l’utilisation des fonds de l’association.
Il est assisté par tous les comptables reconnus nécessaires.
Il dresse le bilan, élabore le budget prévisionnel annuel, rédige le rapport financier sur les comptes annuels et le rapport de gestion qui sont soumis au Conseil d’administration de l’association pour approbation avant d’être présentés au quitus de l’Assemblée Générale.

ARTICLE 15 : LE DIRECTEUR DE L'UNITÉ DE RECHERCHE

Nommé par le Conseil d’Administration, le Directeur est le responsable opérationnel de la structure. Il dirige le fonctionnement de l’unité de recherche, les travaux de recherche et les personnels placés sous son autorité dans le cadre des orientations des instances de l’association.
Ses prérogatives financières sont mentionnées à l’article 8 du règlement intérieur. Il :

  • prépare le programme annuel d’activités, avec l’assistance du Conseil scientifique ;
  • élabore le rapport moral annuel destiné à l’Assemblée Générale ;
  • recherche les financements extérieurs et monte les dossiers correspondants ;
  • arbitre les difficultés courantes rencontrées dans l’exécution du programme annuel d’activités ;
  • élabore les tableaux de bord des activités et en assure le suivi ;
  • négocie les contrats de toute nature en vue de leur adoption par le Conseil d’Administration ;
  • procède aux recrutements autorisés par le Conseil d’Administration ;
  • conclut les contrats des personnels à durée déterminée et notamment ceux visés à l’article 9 des statuts de l'association et 9 du règlement intérieur ;
  • signe les conventions de mise à disposition visées à l’article 9 des statuts de l'association et 9 du règlement intérieur ;
  • signe les conventions de stage ;
  • exécute les décisions des instances de l'association ;
  • procède aux achats, selon les procédures de bonne pratique gestionnaire (appel d'offre, recherche du mieux disant, etc.) ;
  • prépare en lien avec le trésorier le rapport comptable annuel consultable par tous les membres du Conseil d'Administration ;
  • Il tient informé le Conseil d’Administration des décisions qu’il est amené à prendre dans l’exercice de sa mission ;
  • Il participe sans droit de vote aux réunions des instances dirigeantes de l'association.

ARTICLE 16 : LE CONSEIL SCIENTIFIQUE

Le Conseil scientifique peut décider la création d’un Comité directeur, dont la fonction est de le suppléer entre deux réunions plénières, d’en préparer les avis et les évaluations des projets de recherche, d’élaborer la proposition de programme annuel pour adoption en séance plénière.
Celui-ci comprend 5 ou 7 membres élus au scrutin uninominal à deux tours par chacun des deux collèges composant le Conseil, à savoir :
Le Président du Conseil scientifique qui en assure la présidence.
2 membres représentant le collège des professionnels et des ayant droit (au moins un ayant droit)
2 membres représentant le collège des universitaires.
2 membres représentant les ayant droits
Le président du Conseil d'Administration ou son représentant participe aux délibération du Conseil Scientifique avec voix consultative.
Le Directeur de l'Unité de Recherche participe aux délibérations du Conseil Scientifique avec voix consultative et en assure le secrétariat.

Le rôle du Conseil Scientifique est de :

  • Prendre connaissance des projets, de s’assurer de leur conformité éthique et au projet de l’association, de l’équilibre du projet entre les objectifs et engagements des représentants de la plate forme et de proposer des mesures correctives et/ou adaptation du projet ;
  • Après délibération, approuver et valider chaque projet ;
  • Garantir les engagements, les budgets dédiés et fermes, les délais de réalisation et de clôture d’un maximum de 36 mois ;
  • Communiquer et diffuser auprès des partenaires, des médias, des universités, dans les colloques concernés, après la validation du contenu et des conclusions par le CA.

Fonctionnement :

  • Concernant les aspects scientifiques des projets, le conseil scientifique est autonome dans les limites du projet de la PRSM-HP dont le conseil d'administration est le garant.
  • Programmation des groupes/commissions de réflexion et de travail sur les projets.
  • Diffusion aux membres, des projets,
  • Relecture, et convocation aux réunions de validation.
  • Pour assurer ses missions, le Conseil Scientifique, avec le directeur de l'unité de recherche, peut réaliser ou commanditer des études ou des expertises dont les modalités de financement décrite à l'article 8.

ARTICLE 17 : COMMISSION DE TRAVAIL / GROUPES PROJET

Des commissions de travail ou des groupes projets peuvent être constituées par décision du conseil scientifique avec l'accord du conseil d'administration. Les délais (début/fin, publication du rapport, nombre de réunions) sont explicitement fixés dans le programme de chacun de ces groupes.

ARTICLE 18 : STATUT DES PUBLICATIONS

Les publications réalisées par l’association restent la propriété de celle-ci.
Le Conseil scientifique décide des modalités de diffusion de celles-ci.
L’association peut percevoir des redevances à ce titre, dont le produit concourt à son financement.

ARTICLE 19 : MODIFICATION DU RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Le présent règlement intérieur peut être modifié par le CA à la majorité des suffrages exprimés.

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